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Die Bedeutung von Richtlinien bei Reiseplanungen in Ihrem Unternehmen

Die Bedeutung von Richtlinien bei Reiseplanungen in Ihrem Unternehmen

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter während ihrer Geschäftsreise sollte eines der Hauptziele von Reiseplanern sein. Die Tatsache, dass der Reisende glücklich und zufrieden ins Büro zurückkehrt, wird sich auch positiv auf die Erreichung der Geschäftsziele auswirken. Selbstverständlich stehen die Arbeitsergebnisse dabei immer im Vordergrund.

Um die Reise mit all ihren Elementen zu koordinieren, gibt es oft firmeninterne Reisebüros mit entsprechenden Spezialisten. Häufig übernehmen das aber auch die Assistenten der Geschäftsführung.

Ziel des Reisemanagements sollte es sein, den Mitarbeitern ihre Reise so angenehm wie möglich zu gestalten, damit diese vor Ort die besten Ergebnisse erzielen können. Und das mit einem steten Blick auf die Reisekosten.

Unabhängig davon, wer für die Buchung von Flügen, Unterkunft und Beförderung vor Ort zuständig ist: Ohne klar definierte Reiserichtlinien wird es kompliziert, alle mit Geschäftsreisen verbundenen Kosten von Verpflegung über Versicherungen bis hin zur Reiseverlängerung für private Zwecke zu verwalten.

Der Vorteil einer klaren und transparenten Reiserichtlinie besteht darin, dass all diese Aspekte im Voraus festgelegt werden und der Reisende genau informiert ist, wie die Kostenerstattung gehandhabt wird.

Insbesondere in der Phase der Reiseplanung sind die internen Regelungen von Bedeutung:

  • Sie ermöglichen dem Reisemanagement eine systematische Sicht auf den Gesamtprozess
  • Sie informieren den Mitarbeiter über erstattungsfähige Ausgaben sowie das Verfahren für die Verwaltung von Spesenabrechnungen
  • Sie optimieren die Kosten dank einer Reihe von Konventionen und Festlegung von Obergrenzen, die der Kollege einhalten muss
  • Sie bieten mehr Schutz durch klare Sicherheitsverfahren und -richtlinien

Der Inhalt der Reiserichtlinien kann je nach den Zielen, der Größe des Unternehmens und dem Budget variieren. Dennoch gibt es einige wesentliche Elemente, um ihre Wirksamkeit zu gewährleisten. Dazu zählen:

  1. Erwartete Ausgaben Ihres Unternehmens

Dies sind die Ausgaben, die dem Mitarbeiter nach der Reise erstattet oder durch die Firmenkarte abgerechnet werden. Alle Einschränkungen und Richtlinien für Buchungen müssen klar definiert sein.

  1. Kosten, die nicht von der Firma übernommen werden

In einer guten Reiserichtlinie ist festgelegt, welche Leistungen von der Rückerstattung durch das Unternehmen ausgeschlossen sind.

  1. Anweisungen zum Ausfüllen der Spesenabrechnung und Verfahren für die Rückerstattung

Die Verwendung einer Firmenkreditkarte ist sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter eine praktische und sichere Lösung. In vielen Fällen ist es allerdings immer noch notwendig, jede Quittung und Rechnung aufzubewahren, um bei der Rückkehr die Spesenabrechnung auszufüllen. In diesem Abschnitt der Richtlinie sollten die erforderlichen Dokumente angegeben werden. Es sollte festgelegt sein, wie schnell und wann sie geliefert werden können und wann sie erstattet werden sollen. Zudem sollten Kontaktdaten von einem Ansprechpartner innerhalb der Firma enthalten sein. Mit einer Unternehmenskarte müssen die Mitarbeiter kein Geld vorstrecken oder Formulare ausfüllen. Zudem hat das Unternehmen eine größere Kontrolle über die Einhaltung der Budgetgrenzen.

  1. Sicherheitshinweise

Die Gewährleistung der Sicherheit der Mitarbeiter auf Geschäftsreisen ist von wesentlicher Bedeutung. Dafür ist es wichtig, klare Verfahren für Notfälle oder unvorhergesehene Ereignisse zu haben. Der Abschluss von Versicherungen ist sicherlich eine wertvolle Unterstützung, aber das firmeninterne Reisebüro sollte immer über die Bewegungen der Kollegen, die Kontakte in ihren Unterkünften und die Kontakte vor Ort informiert sein. 

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