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Effiziente Planung für Geschäftsreisen

Effiziente Planung für Geschäftsreisen

Messen, Konferenzen, Kundentermine, Vertragsunterzeichnungen – es gibt viele gute Gründe, sich auf Geschäftsreise zu begeben. Und diese Reisen sind für die Entwicklung eines Unternehmens meist enorm wichtig. Das bedeutet aber nicht, dass die Organisation mehr Zeit und Aufmerksamkeit bekommen sollte als nötig.

Je nach Größe des Unternehmens obliegt es dem Sekretariat oder dem Eigentümer selbst, neben den Tagesaufgaben Geschäftsreisen für die Mitarbeiter zu organisieren. Reisemanagement ist eine anspruchsvolle und arbeitsintensive Tätigkeit. Die Buchung von Flugtickets, die Unterbringung und der Transport zum Ziel sind nur einige Aspekte, über die man nachdenken sollte. Hinzu kommen beispielsweise die Ausgaben für Lebensmittel, die im geplanten Budget enthalten sein müssen. Hier einige Tipps, um den Organisationsprozess zu beschleunigen, zu vereinfachen und um einige wichtige Punkte nicht aus den Augen zu verlieren.

1. Richten Sie ein Budget ein

Legen Sie zu Beginn der Planungen einen Höchstbetrag fest, den Sie für eine Geschäftsreise ausgeben möchten. Achten Sie auf ein realistisches Budget, basierend auf Flugpreisen, Unterkunft und Transport und vergessen Sie auch nicht, die hypothetischen Kosten für Mittag- und Abendessen einzubeziehen. Auf diese Weise bekommen Sie eine allgemeine Vorstellung davon, was Sie ausgeben. Mit diesen Zahlen können Sie gut planen und einzelne Posten optimieren.

2. Kaufen Sie Flugtickets im Voraus

Der Ticketpreis ist nur ein Kostenpunkt, der sich auf die Ausgaben auswirkt. Wenn Sie mit dem Kauf der Tickets zu lange warten, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Flugpreise steigen – und dass das Budget angepasst werden muss. Bei einer frühen Buchung ist auch die Chance am größten, dass Sie noch die für Sie besten Sitzplätze und Reiseklassen auswählen können. Noch ein Tipp: Denken Sie bei der Planung und Buchung der Tickets auch an kostenlose Incentive-Programme wie PartnerPlusBenefit. Mit ihnen kann man zum Beispiel gegen Einlösung von Punkten Upgrades der Reiseklasse und andere Services erhalten. Und ein solches Upgrade verbessert eindeutig das Flugerlebnis. Ansonsten gilt die Regel: früh buchen – spät upgraden.

3. Buchen Sie das Hotel möglichst frühzeitig

Kümmern Sie sich auch so früh wie möglich um eine Unterkunft – besonders dann, wenn die Reise wichtige Konferenzen oder große Messen als Ziel hat. Wenn Sie mit der Hotelbuchung zu lange warten, sind die besten Häuser und Zimmer bereits ausgebucht und Sie müssen sich mit einem Hotel in größerer Entfernung zufriedengeben. Allerdings sind die weniger zentral gelegenen Häuser oft günstiger und schonen das Budget. Schauen Sie sich vor der Buchung aber auch die Kosten für den öffentlichen Nahverkehr vor Ort an. Das Verhältnis von Kosten und Nutzen ist nicht immer positiv und ein Hotel in der Nähe des Tagungsortes lässt Sie den Tag meist entspannter beginnen.

4. Seien Sie auf unvorhergesehene Umstände vorbereitet

Selbst während einer perfekt organisierten Reise können unerwartete Ereignisse auftreten. Eine Alternative parat zu haben, ist in solchen Fällen immer gut. Die Möglichkeit, zum Beispiel bei Verspätungen, eine Lounge zu besuchen, ist viel wert. Hier kann die Wartezeit an einem komfortablen und entspannten Ort sinnvoll genutzt werden. Es gibt aber auch positive unvorhergesehene Ereignisse, zum Beispiel die Verlängerung eines produktiven Meetings. Hier ist es von Vorteil, wenn Reisende mit einem flexiblen Ticket unterwegs sind.

5. Material sicher vor Ort

Bei vielen Veranstaltungen, Messen oder Kundenterminen stehen neben dem persönlichen Kontakt auch Produkte und Informationsmaterialien im Fokus. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Materialien rechtzeitig vor Ort sind. Überlegen Sie, ob Sie Warenmuster und Ähnliches selbst transportieren können und wollen – zum Beispiel als Übergepäck. Bei Bonuspogrammen wie PartnerPlusBenefit können Sie Ihre Punkte meist auch gegen Übergepäck-Voucher einlösen. Wenn sie schwere und sperrige Dinge transportieren müssen, planen und buchen Sie den Transport rechtzeitig. Lassen Sie das Material in Ihr Hotel oder direkt an den Ort z. B. der Konferenz liefern.

 

Geschäftsreisen sind für das Unternehmen und den Mitarbeiter im Einzelnen wichtig. Ausschlaggebend ist dabei aber eine gute und stimmige Planung sowie ein stressfreies Reiseerlebnis. Zugang zu Lounges, Upgrades und WiFi-Voucher sind da die kleinen Annehmlichkeiten, die den Erfolg einer Reise positiv beeinflussen können – und mit PartnerPlusBenefit müssen diese nicht unbedingt das Budget beeinflussen.

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