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Geschäftsreiseorganisation: Gleichgewicht zwischen Budget und Zufriedenheit der Kollegen

Geschäftsreiseorganisation: Gleichgewicht zwischen Budget und Zufriedenheit der Kollegen

In der heutigen Geschäftswelt werden Geschäftsreisen immer häufiger. Da ist es von Vorteil, die Organisation von Geschäftsreisen in eine kundige Hand zu geben. Das Management von Geschäftsreisen erfordert Zeit und Mühe: Denn es geht um weit mehr, als Flugtickets zu kaufen und Übernachtungen zu buchen.

Die größte Herausforderung für den Travel Manager besteht darin, den Mitarbeitern ein angemessenes Maß an Komfort unter Einhaltung der Richtlinien und des Budgets zu gewährleisten.

Die Aufgaben des Business Travel Manager (BTM):

  • Erstellen von Regeln für die Organisation von Geschäftsreisen im Unternehmen, die die Standards in Bezug auf Unterkunft und Flugklassen, aber auch die Verwaltung der Spesenabrechnung oder der Firmenkreditkarte enthalten.
  • Überwachung der Geschäftsreiserichtlinie: Es liegt in der Verantwortung des BTM sicherzustellen, dass sie auch von den Mitarbeitern respektiert wird.
  • Überwachung aller Ausgaben und Sicherstellen, dass alle Reisen im Budget liegen. Im Allgemeinen müssen BTMs auch regelmäßige Berichte erstellen, damit jeder über die erreichten oder zu erreichenden Fortschritte und Ziele informiert ist.
  • Suche nach Lösungen zur Eindämmung der Reisekosten, Identifizierung von Bereichen, in denen Einsparungen erzielt werden können, und Beachtung von Qualitätsstandards und Unternehmensrichtlinien.
  • Auswahl des Reisebüros, das den Anforderungen des Unternehmens am besten entspricht und in der Lage ist, sowohl qualitativ als auch kostenmäßig auf Anfragen zu reagieren. Beziehungen zu diesem und anderen Lieferanten pflegen.
  • Preisverhandlungen mit Hotels und Bewertung von Mitgliedschaften in Airline-Treueprogrammen wie zum Beispiel PartnerPlusBenefit.

Um all diese Aktivitäten ausführen zu können, sind viele unterschiedliche Kompetenzen erforderlich, die sich auf Verhandlung, Organisation, Budgetverwaltung und die Fähigkeit beziehen, mit verschiedenen externen und internen Stakeholdern des Unternehmens in Kontakt zu treten.

In den meisten Fällen handelt es sich bei den Travel Managern um qualifizierte Personen, zum Teil mit einem Abschluss in Wirtschaftswissenschaften oder einer Zusatzqualifikation in der Ausbildung. Manchmal kommen Business Travel Manager auch aus dem Einkaufsbereich des Unternehmens, weil sie Erfahrung mit dem Abschluss von Verträgen mit Lieferanten und mit sorgfältigen Marktanalysen haben.

Travel Manager verwalten alle reiserelevanten Daten des Unternehmens, dabei verwenden sie bestimmte Software und Programme, die den Informationsfluss automatisieren. Grundlegende Computerkenntnisse und die Fähigkeit, den Umgang mit neuen Tools schnell zu erlernen, sind daher Grundvoraussetzungen.

Eine ständige Aktualisierung ist für die Ausübung dieses Berufs unerlässlich: Das Travel Management muss stets die Dynamik der Referenzmärkte kennen und die Kommunikation am Leben erhalten. Nur so kann es die sich bietenden Gelegenheiten tatsächlich nutzen und entscheiden, wie das geplante Budget am besten eingesetzt werden kann.

Die Rolle des Travel Managements besteht auch darin, den ROI (Return of Investment) der Geschäftsreise zu analysieren und festzustellen, inwieweit die Investition die Produktivität und das Geschäft des Unternehmens tatsächlich beeinflusst hat. Es muss daher die Zufriedenheit der Reisenden, ihre Motivation, den Einfluss der Intensität der Reise auf den Erfolg und die erzielten Ergebnisse verstehen. Durch die Analyse dieser Aspekte kann es den tatsächlichen Erfolg der Reise überprüfen und herausfinden, was für die nächste Reise verbessert oder geändert werden muss.

Hervorzuheben ist, dass sich Travel Manager künftig voraussichtlich auch mit Fragen der integrierten Mobilität, Nachhaltigkeit und Umweltverträglichkeit auseinandersetzen müssen, die auch im Bereich der Geschäftsreisen zunehmend zu zentralen Themen werden.

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